Nhóm giấy tờ xác nhận danh tính và lý lịch cơ bản của học viên.
Chứng minh trình độ học vấn và năng lực ngôn ngữ của học viên.
Đảm bảo học viên đủ điều kiện sức khỏe theo yêu cầu của chương trình và quy định nhập cảnh Nhật Bản.
Chứng minh năng lực tài chính của học viên hoặc người bảo lãnh — đây là nhóm hồ sơ quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ đậu visa.
Do trường hoặc học viện tại Nhật Bản cấp sau khi xét duyệt hồ sơ học viên.
Nộp tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản sau khi có COE.